Confidentialité

Objectif de cette politique

Cartes Carlton Limitée, en collaboration avec ses corporations affiliées, associées et reliées (ci-après « Cartes Carlton Limitée (Canada) » ), a élaboré cette politique sur la protection de la vie privée et des renseignements personnels pour mise en œuvre à compter du 1er janvier 2004. Cette politique décrit les procédures de Cartes Carlton Limitée (Canada) en matière de collecte, d'utilisation, de conservation, de protection, de divulgation et d'élimination des renseignements personnels sur ses clients.

Cette politique décrit la manière dont Cartes Carlton Limitée (Canada), sous réserve des prescriptions de la loi applicable, adhérera à toutes les lois et exigences provinciales et fédérales applicables en matière de confidentialité. Cette politique respecte les 10 principes de l'Association canadienne de normalisation (CSA) identifiés dans la Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Elle décrit chaque principe ainsi que la méthode d'implantation de chacun. Cartes Carlton Limitée (Canada) s'efforcera d'atteindre ou de dépasser les exigences législatives fédérales et provinciales et s'assurera d'être toujours à jour sur le plan des lois et des technologies. Tout changement sera immédiatement publié sur notre site Web.

Afin que vous soyez en mesure de bien comprendre notre politique, voici la définition de termes de base, auxquels vous pouvez référer lors de votre lecture et de votre interprétation des principes énoncés plus bas :

Collecte : Action de rassembler, d'acquérir, d'enregistrer ou d'obtenir des renseignements personnels par quelque source que ce soit, y compris par des tiers, et par quelque moyen que ce soit.

Consentement : Consentement volontaire pour la collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels à des fins définies. Le consentement peut être explicite ou implicite et il peut être fourni directement par la personne ou par un représentant autorisé. Le consentement peut être donné oralement, électroniquement ou par écrit, mais il est toujours explicite et ne requiert aucune interférence de notre part. Le consentement implicite est un consentement pouvant raisonnablement être supposé à partir de l'action ou de l'inaction d'une personne.

Client : Une personne qui utilise ou qui fait application afin d'utiliser les produits ou services de Cartes Carlton Limitée (Canada), dans les cas où cette personne est un client résidentiel ou une personne exploitant une entreprise à propriétaire unique ou en société.

Divulgation : Fait de rendre des renseignements personnels disponibles à un tiers.

Renseignements personnels : Renseignements au sujet d'une personne pouvant être identifiée, enregistrés sous quelque forme que ce soit, mais n'incluent pas les renseignements regroupés qui ne peuvent être associés à un client particulier. Pour un client, ces renseignements ne comprennent pas des renseignements regroupés d'une manière telle qu'ils ne peuvent être liés à lui ou des renseignements affichés publiquement dans un répertoire imprimé ou en ligne ou normalement disponibles par l'intermédiaire de l'assistance annuaire.

Tiers : Une personne ou une organisation autre que Cartes Carlton Limitée (Canada).

Utilisation : Le traitement, la manipulation et la gestion des renseignements personnels par et à l'intérieur de Cartes Carlton Limitée (Canada).

1. Responsabilité

1.1 Cartes Carlton Limitée (Canada) nommera une personne (le responsable de la politique sur la vie privée) qui aura comme responsabilité de mettre en œuvre notre politique sur la protection de la vie privée et d'en faire le suivi. Le responsable de la politique sur la vie privée sera responsable d'assurer que Cartes Carlton Limitée (Canada) respecte les principes de la protection des renseignements personnels. Cette personne répondra aussi aux demandes d'accès aux informations conformément aux termes de cette politique. Cette personne relève du président et la responsabilité dernière pour toute question relative à la confidentialité reviendra à l'équipe de direction de Cartes Carlton Limitée (Canada). Le responsable de la politique sur la vie privée peut, à sa discrétion, recourir à l'aide d'autres membres du personnel ou de volontaires au sein de la société. Ceci n'atténuera en rien sa responsabilité envers les questions relevant de la protection de la vie privée.

1.2 L'identité du responsable de la politique sur la vie privée sera révélée et accessible à tous les employés de la société ainsi qu'au grand public. Le responsable de la politique sur la vie privée de Cartes Carlton Limitée (Canada) est privacyofficer@carltoncards.ca

1.3 Le responsable de la politique sur la vie privée de Cartes Carlton Limitée (Canada) s'assurera que la société gère tous les renseignements personnels en sa possession en conformité avec les termes de sa politique, y compris les renseignements qui peuvent être transférés à des tiers. Les organisations tierces qui manipulent des renseignements personnels pour le compte de Cartes Carlton Limitée (Canada) seront tenues par contrat de se conformer à nos normes en la matière.

1.4 Cartes Carlton Limitée (Canada) a mis en place des politiques internes qui faciliteront le respect de cette politique sur la vie privée, qui comprennent, sans s'y limiter :

(a) des mesures de sécurité à tous les niveaux afin de protéger les renseignements personnels qui sont en notre possession;

(b) la mise en place de procédures pour répondre aux plaintes ou aux questions relatives à la confidentialité;

(c) la formation du personnel à toutes les facettes de la gestion des renseignements personnels, incluant la sensibilisation à notre politique de confidentialité ainsi que des politiques et procédures élaborées en conformité avec les termes de cette politique.

2. Identification, type de renseignements recueillis et site Web

2.1 Cartes Carlton Limitée (Canada) recueillera uniquement les renseignements raisonnablement nécessaires afin de rendre les services et livrer les produits faisant l'objet d'une entente avec ses clients. Nos politiques et procédures sur la protection de la vie privée seront aisément disponibles. De la même manière, les moyens de mise en doute par la société du respect ou de l'adhésion à la législation en question doivent être disponibles et transparents. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec le responsable de la politique sur la vie privée de Cartes Carlton Limitée (Canada).

2.2 Cartes Carlton Limitée (Canada) recueille des renseignements personnels sur ses clients et des membres du public aux fins suivantes :

(a) pour d'accorder crédit ou remboursements à ses clients actuels et potentiels; pour surveiller le crédit de ses clients dans le cadre de ses activités d'affaires; ainsi que pour vérifier l'exactitude des renseignements qui nous sont soumis pour fin de crédit ou de remboursement, incluant la vérification de l'identité des clients;

(b) pour identifier produits ou services susceptibles d'intéresser ses clients présents, passés ou potentiels; pour vendre ou faire la promotion de ces produits et services, y compris la promotion directe; ainsi que pour assurer la continuité et l'amélioration des services;

(c) aider à gérer son programme de prévention des pertes; pour se protéger, ainsi que ses clients, contre toute fraude et erreur; ainsi que pour se conformer à toutes les exigences légales et réglementaires.

3. Consentement

3.1 Cartes Carlton Limitée (Canada) utilisera les renseignements personnels pour les fins indiquées dans la section 2 ci-dessus et dans les sections 3.2 et 3.3 ci-dessous.

3.2 En plus d'utiliser les renseignements personnels pour fin de sécurité, Cartes Carlton Limitée (Canada) peut, de temps à autre, vouloir utiliser le nom, l'adresse et les coordonnées à des fins promotionnelles, notamment en fournissant ces renseignements aux services des ventes et de la commercialisation de Cartes Carlton Limitée (Canada) et à des tiers offrant des biens ou des services susceptibles, de l'avis de Cartes Carlton Limitée (Canada), de vous intéresser. Cartes Carlton Limitée (Canada) et ces tiers pourraient communiquer avec vous au sujet de ces promotions. Cartes Carlton Limitée (Canada) permettra au destinataire de consentir à recevoir ces promotions au cours du processus d'inscription. Si vous consentez à cette utilisation de vos renseignements personnels mais changez d'avis plus tard, vous pouvez le faire en communiquant avec nous tel que décrit à la section 3.3 ci-dessous.

3.3 Si, à quelque moment que ce soit, vous désirez retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements personnels pour quelque fin que ce soit, vous pouvez le faire en communiquant avec le responsable de la politique sur la vie privée de Cartes Carlton Limitée (Canada). Nous prendrons les mesures nécessaires pour vous satisfaire dans des délais raisonnables sans diminuer le niveau des services que nous vous offrons. Nous vous expliquerons les conséquences qu'aura le retrait de votre consentement sur ces services.

3.4 Cartes Carlton Limitée (Canada) peut recueillir des renseignements personnels sans consentement lorsque raisonnable et dans les limites prescrites par la loi.

4. Limites à la collecte de renseignements personnels

4.1 Tous les renseignements doivent être recueillis de manière équitable et juste, en conformité avec les critères de notre politique sur la vie privée. Nous pouvons recueillir des renseignements personnels sur nos clients de différentes manières, par exemple par le biais de formulaires en format papier ou électronique, incluant les demandes de crédit, de remboursement et de retour.

4.2 Cartes Carlton Limitée (Canada) ne peut recueillir de renseignements sans distinction. Le type et la quantité de renseignements que nous recueillons doivent se limiter aux renseignements dont nous avons besoin pour répondre à nos objectifs définis. Certains renseignements, tels que le permis de conduire, bien que pratiques pour fin d'identification, peuvent n'être fournis que sur une base volontaire. Vous avez le choix de présenter cette forme d'identification ou tout autre appropriée.

4.3 Cartes Carlton Limitée (Canada) ne recourra à aucune forme de leurre ou de tromperie pour obtenir des renseignements personnels sur ses clients.

5. Limites à l'utilisation, la divulgation et la conservation

5.1 Dans les limites prescrites par les lois applicables, Cartes Carlton Limitée (Canada) limitera son utilisation des renseignements personnels qu'elle recueille aux fins indiquées dans les sections 2 (Identification) et 3.2 (Consentement) et ne révèlera pas ces renseignements à quelque autre partie que ce soit, sans le consentement explicite ou implicite du client, sauf dans les cas suivants :

(a) Cartes Carlton Limitée (Canada) peut, de temps à autre, recourir aux services de vendeurs externes dans le but d'offrir des services techniques et de soutien. Afin d'être recrutées, ces firmes devront s'engager par contrat à traiter vos renseignements personnels en conformité avec notre politique sur la confidentialité;

(b) Cartes Carlton Limitée (Canada) pourrait éventuellement procéder à la vente, la fusion, le transfert ou la réorganisation de ses activités. Dans le cadre d'une telle transaction, nous pouvons divulguer des renseignements personnels. Cartes Carlton Limitée (Canada) s'assurera d'engager par contrat la tierce partie à traiter ces renseignements en conformité avec notre politique sur la confidentialité;

(c) Cartes Carlton Limitée (Canada) peut divulguer les renseignements personnels qu'elle a recueillis à une instance gouvernementale légitime, ou lorsque l'association dispose de bases raisonnables pour croire que les renseignements pourraient être utiles dans une enquête sur une activité illégale, ou pour se conformer à une assignation, un mandat ou une ordonnance d'un tribunal, d'une personne ou d'un corps disposant de la légitimité pour contraindre la production des renseignements, ou dans d'autres circonstances permises par les lois applicables;

(d) Cartes Carlton Limitée (Canada) peut, à sa discrétion, divulguer des renseignements qu'elle recueille à des agences d'évaluation du crédit dans le but de collecter des dettes qui nous sont dues;

(e) Cartes Carlton Limitée (Canada) pourrait avoir promis de partager les renseignements personnels qu'elle détient sur ses clients avec ses sociétés affiliées et associées, incluant American Greetings Corporation et Carlton Cards U.S.;

(f) sous certaines circonstances, Cartes Carlton Limitée (Canada) pourrait devoir collecter, utiliser, partager ou révéler des renseignements personnels pour sa propre protection, par exemple afin de prévenir ou de détecter une fraude.

5.2 Cartes Carlton Limitée (Canada) doit conserver des documents pour certaines périodes de temps variant selon les besoins.

5.3 Certains documents peuvent être assujettis à des périodes de conservation fédérales ou provinciales. Cartes Carlton Limitée (Canada) respectera ces prescriptions en tout temps.

6. Exactitude

6.1 Cartes Carlton Limitée (Canada) s'efforcera d'assurer, dans la mesure du possible, que les renseignements qui nous sont confiés sont exacts. Nous nous efforcerons de préserver les intérêts des individus et tenterons de nous assurer que des décisions ne sont pas prises sur ou au sujet d'individus sur la base de renseignements personnels erronés.

7. Mesures de protection

7.1 Des mesures de protection sécuritaires ont été mises en place afin d'assurer que les renseignements personnels recueillis par Cartes Carlton Limitée (Canada) sont protégés contre le vol, l'accès non autorisé, le dévoilement, la copie, l'utilisation ou la modification.

7.2 Le niveau des mesures de protection utilisées est directement proportionnel au niveau de confidentialité et à la nature des renseignements personnels recueillis. Plus les renseignements sont de nature délicate, plus élevées seront les mesures de protection.

7.3 Les méthodes et mesures de protection comprendront, sans s'y limiter, le verrouillage des fichiers, bureaux et espaces de rangement, l'accès restreint et sélectif assorti d'attestations de sécurité, de même que des mesures technologiques tels mots de passe et chiffrement.

8. Transparence

8.1 Sur demande, Cartes Carlton Limitée (Canada) révélera ses méthodes de gestion des renseignements personnels.

8.2 Les renseignements disponibles comprennent :

(a) le nom, l'adresse et le numéro de téléphone du responsable de la politique de protection de la vie privée de Cartes Carlton Limitée (Canada);

(b) les formulaires nécessaires pour accéder à votre dossier de renseignements ou pour modifier ces renseignements;

(c) la description du type de renseignements personnels que nous détenons et de l'utilisation générale que nous en faisons.

9. Accès par les personnes concernées

9.1 Dans les limites prescrites par la loi, Cartes Carlton Limitée (Canada) doit, sur demande de la personne concernée, révéler si elle dispose ou non de renseignements personnels sur quelqu'un. Nous devrons aussi révéler, sur demande, la provenance de ces renseignements et fournir la liste des tiers auxquels ces renseignements sont susceptibles d'avoir été divulgués.

9.2 Cartes Carlton Limitée (Canada) peut exiger suffisamment de renseignements de votre part pour confirmer votre identité avant de vous divulguer vos renseignements personnels.

9.3 Dans les limites prescrites par la loi, Cartes Carlton Limitée (Canada) doit s'efforcer de vous fournir ces renseignements dans les 30 jours suivant la réception de la demande et n'exiger que des frais minimes pour couvrir les frais encourus pour vous fournir ces renseignements. Ces renseignements doivent être fournis dans un format intelligible, au moment où vous formulez la demande.

9.4 Tout renseignement erroné porté à notre attention doit être corrigé aussi rapidement que possible et tout tiers approprié doit être informé de ces corrections en temps opportun.

10. Mise en doute du respect par Carlton de sa politique sur la vie privée

10.1 Cartes Carlton Limitée (Canada) dispose de procédures de résolution de plaintes liées à l'administration de sa politique de confidentialité.

10.2 Sur réception d'une plainte, Cartes Carlton Limitée (Canada) mettra à votre disposition les procédures, simples et faciles d'accès, pour loger une plainte.

10.3 Cartes Carlton Limitée (Canada) devra donner suite à toutes les plaintes. Si la plainte est considérée justifiée, nous prendrons les mesures appropriées afin d'assurer le respect effectif de nos politiques et leur modification afin d'en assurer le respect futur.

10.4 Toutes les plaintes doivent être adressées au responsable de la politique sur la vie privée de Cartes Carlton Limitée (Canada).

11. Directive pour les utilisateurs de notre site Web

Des consignes et directives supplémentaires s'appliquent aux personnes qui utilisent nos sites Web ou nos portails. En sus des principes énumérés ci-dessus, Cartes Carlton Limitée (Canada) peut accorder la permission à des tiers d'offrir aux utilisateurs des services d'abonnement ou d'inscription par le biais de ses sites Web. En de telles circonstances, Cartes Carlton Limitée (Canada) ne peut être tenue responsable des actes ou des politiques de ces tiers. Les utilisateurs devraient consulter la politique de confidentialité de chacun de ces tiers lorsqu'ils divulguent des renseignements personnels ou même simplement lorsqu'ils visitent leur site Web.

Cartes Carlton Limitée (Canada) rappelle également aux utilisateurs que les renseignements divulgués volontairement en ligne dans des espaces de discussion ou d'autres espaces publics de nos sites Web peuvent être recueillis et utilisés par des tiers et peuvent occasionner des messages non sollicités en provenance de ces tiers. Malheureusement, de telles activités ne sont pas sous le contrôle de Cartes Carlton Limitée (Canada).

Dans certains cas, il se peut que des renseignements et des données de nature non confidentielle soient collectés automatiquement par les opérations normales des serveurs Internet de Cartes Carlton Limitée (Canada) et par le biais de l'utilisation de « témoins ». Des « témoins » sont des petits fichiers de texte utilisés par les sites Web pour diverses fins, notamment (a) pour reconnaître les utilisateurs répétitifs; (b) pour faire le suivi du comportement d'utilisation; et (c) pour compiler des données regroupées permettant l'amélioration du contenu et la publicité ciblée. Cartes Carlton Limitée (Canada) ne peut contrôler ou prévenir l'utilisation de témoins ou des renseignements obtenus par le biais de ces témoins par des publicitaires ou des tiers. Si vous ne voulez pas que de tels renseignements soient recueillis par le biais de l'utilisation de témoins, la plupart des navigateurs vous permettent de les désactiver. Toutefois, il se peut que l'utilisation de témoins soit requise pour utiliser certaines caractéristiques de nos sites Web.

Toute soumission effectuée à des espaces de discussion ou à d'autres espaces publics de nos sites Web le sont avec la compréhension par l'utilisateur que les renseignements ainsi soumis sont accessibles à des tiers. Si ces commentaires ne sont pas destinés à des tiers, vous êtes avisé de ne pas les soumettre.

En tout cas, les utilisateurs peuvent demander à Cartes Carlton Limitée (Canada) de cesser de leur envoyer du courrier électronique ou de la publicité de la part de Cartes Carlton Limitée (Canada) ou de la part de ses agents autorisés, à quelque moment que ce soit, simplement en communiquant avec nous ci-dessous.

La politique de Cartes Carlton Limitée (Canada) en général et les clauses liées à l'utilisation de notre site Web sont assujetties aux exigences et conditions des législations, lois et accords applicables, et de toute ordonnance judiciaire ou d'une autre autorité légitime. Votre utilisation de nos sites Web est aussi assujettie à ces exigences.

 

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